Jabra,ôngbốnghiêncứuvềtìnhtrạnggiảmnăngsuấtcủadoanhnghiệudinese đấu với monza công ty chuyên về âm thanh và công nghệ liên lạc vừa công bố báo cáo nghiên cứu về Năng suất làm việc tại văn phòng - Những thách thức năm 2015.

Báo cáo này cho thấy một nghịch lý là khi các doanh nghiệp đang phải đối mặt với việc tạo ra môi trường làm việc hiệu quả giúp nhân viên tránh bị sao nhãng thì các cuộc họp lại rất yếu kém về khâu tổ chức và công nghệ. Các doanh nghiệp đang đầu tư thời gian và phương tiện giúp các nhân viên văn phòng hợp tác và tập trung hiệu quả. Tuy nhiên, các nhân viên lại đối mặt với 17 kiểu mất tập trung khác nhau trong một ngày làm việc, tham dự các cuộc họp không hiệu quả và cố gắng sử dụng những công nghệ giúp cải thiện năng suất.

Các kết quả nghiên cứu chính chỉ ra rằng: 36% nhân viên nghĩ rằng các cuộc họp làm giảm năng suất làm việc; 46% nhân viên nghĩ rằng tiếng ồn là nguyên nhân gây mất tập trung nhất trong văn phòng; 28% nhân viên cảm thấy khó chịu khi xử lí quá nhiều email, mặc dù 78% cho rằng họ sẽ gửi email thay vì gọi điện để giải quyết vấn đề

Báo cáo về Năng suất làm việc tại văn phòng cho thấy hầu hết các nhân viên đều thắc mắc về năng suất trong môi trường làm việc tương tác mà nhiều công ty đã tạo ra để đạt được hiệu quả: hầu hết đều xảy ra trong các văn phòng mở (34%) còn được xem như là môi trường làm việc kém hiệu quả nhất (35% số người đồng ý).

Các cuộc họp kém hiệu quả

Báo cáo cũng cho thấy nhân viên văn phòng rất khó khăn trong việc sắp xếp thời gian hợp tác hiệu quả. 51% đồng ý rằng các cuộc họp không có đường hướng hoặc chương trình cụ thể sẽ dẫn tới lãng phí thời gian, 32% cho biết cuộc họp thiếu tính quyết định, 31% thiếu sự cập nhật, 26% thiếu sự chuẩn bị và 25% cuộc họp bi ảnh hưởng bởi những người đến muộn.

Trong khi họp hội nghị, một trong những vấn đề gây khó chịu nhất chính là tiếng ồn làm mọi người không nghe được tiếng nói của nhau, do vấn đề kết nối, chất lượng âm thanh hoặc do không biết loa ngoài có hoạt động tốt và những người tham gia có thể nghe thấy rõ tiếng của người nói hay không.

Đây là những vấn đề mà nhân viên văn phòng thường xuyên gặp phải. Điều này cho thấy một nghịch lý là đa số các nhân viên văn phòng đều muốn tham dự các cuộc họp vì lợi ích của công ty mặc dù 36% trong số họ cho rằng tham gia họp làm giảm năng suất làm việc cá nhân.

Hiệu suất thời gian cũng rất quan trọng: các nhân viên dành phần lớn thời gian của mình tại bàn làm việc, chiếm hơn 66% thời gian làm việc trong tuần (gấp 6 lần thời gian họp). Do đó, đây là nơi mà năng suất có thể được tạo ra hoặc bị mất đi.

Tuy nhiên, nhân viên văn phòng phải đối mặt với 17 kiểu mất tập trung trong quá trình làm việc và đa số bắt nguồn từ người khác. Các nguyên nhân phổ biến nhất gây mất tập trung là mức độ tiếng ồn (46%), đồng nghiệp gây gián đoạn (43%) và xử lí nhiều email (28%). Mọi người cũng đánh giá cao các nhân tố môi trường mà con người có thể kiểm soát tốt như nhiệt độ, chất lượng không khí và thiếu sự riêng tư. Xem xét lại không gian làm việc với thời gian tập trung vào công việc có thể giúp loại bỏ một số vấn đề ảnh hưởng xấu đến năng suất làm việc.